Bikin Meeting Efektif dan Hasil Maksimal dengan Inclusive Meeting

customer.co.id – Pernahkah kamu hadir tapi merasa tidak dilibatkan dalam rapat? Jika pernah, kamu dan rekan kerjamu perlu memahami konsep inclusive meeting terlebih dahulu.

Jenis meeting yang satu ini akan dirasa adil oleh semua peserta rapat. Siapa pun bisa memberikan pendapatnya dan tujuan rapat pun tercapai.

Sebenarnya, apa itu inclusive meeting dan bagaimana cara melakukannya?

Simak penjelasan lengkap Glints berikut ini, ya!

Baca Juga: 5 Etika yang Perlu Kamu Perhatikan saat Meeting di Kantor

Pengertian Inclusive Meeting

© Freepik.com

Banyak orang sering merasa kehadirannya tidak penting dalam sebuah rapat. Mereka hanya diundang, mendengarkan atasan berbicara, dan rapat selesai.

Akhirnya, rapat pun berjalan satu arah.

Padahal, kebanyakan karyawan mengikuti rapat dengan harapan bisa memberikan ide terbaiknya bagi perusahaan.

Nyatanya, hal ini memang sering terjadi. Menurut studi Harvard Business Review, hanya 35% karyawan yang merasa dirinya kerap memberikan kontribusi dalam rapat.

Kamu juga mungkin pernah merasakan hal yang sama.

Jika demikian, kamu perlu mengenalkan konsep inclusive meeting pada rekan kerja dan atasanmu.

Dilansir dari Atlassian, inclusive meeting adalah rapat yang membuat semua orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi. Adapun semua opini memiliki bobot yang sama.

Jadi, tidak ada satu-dua orang yang memiliki power lebih dibanding anggota rapat lainnya.

Dalam jenis rapat ini, ada seorang fasilitator yang bertugas untuk membagikan agenda rapat sebelum mulai. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk meminimalkan gangguan selama meeting.

Jadi, rapat bisa berjalan dengan baik dan adil bagi semua peserta.

Inclusive meeting adalah hal yang bisa sangat menguntungkan perusahaan.

Di satu sisi, semua karyawan bisa memiliki rasa kepemilikan atau sense of belonging yang lebih tinggi.

Di sisi lain, semua tim bisa berkolaborasi secara efektif dan menghasilkan ide-ide terbaik mereka bagi perusahaan.

Baca Juga: 6 Tips Meeting Online Agar Kondusif dan Produktif

Prinsip Inclusive Meeting

© Freepik.com

Dirangkum dari Glassdoor, beberapa prinsip penting dalam inclusive meeting adalah sebagai berikut.

1. Undang karyawan yang benar-benar perlu hadir

Banyak pemimpin mengundang banyak peserta rapat sekaligus. Padahal, peserta tersebut tidak memiliki peran atau dampak apa-apa terhadap keputusan rapat.

Oleh karena itu, sebaiknya kamu hanya mengundang karyawan yang benar-benar perlu hadir.

Kamu bisa menerapkan aturan 8-18-1800 yang disebutkan Harvard Business Review berikut ini.

Undang tidak lebih dari 8 orang jika tujuan rapat adalah membuat keputusan atau menyelesaikan masalah.

Jika tujuan rapat adalah bertukar pikiran atau brainstorming, undang hingga 18 orang.

Jika tujuanmu adalah menyampaikan update, undang semua orang yang butuh penjelasan hal tersebut. Namun, jika semua anggota perlu menyampaikan update, batasi jumlah peserta menjadi 18 orang.

Apabila tujuan rapat hanyalah mengumpulkan karyawan, undang 1.800 orang atau lebih.

2. Siapkan agenda sebelum rapat

Salah satu kunci meeting efektif adalah menyebarkan agenda kepada semua anggota.

Dengan begitu, semua peserta bisa mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam rapat.

Mereka pun bisa menyiapkan ide, pendapat, atau informasi yang perlu mereka sampaikan dalam rapat.

3. Berikan alternatif cara komunikasi

Kamu mungkin sudah merancang inclusive meeting sebaik mungkin. Namun, bisa jadi ada karyawan yang tidak tetap berani mengemukakan pendapatnya.

Oleh karena itu, inclusive meeting yang baik adalah rapat yang memiliki alternatif cara komunikasi lain.

Sebagai contoh, kamu bisa memberikan kesempatan singkat bagi semua peserta untuk menyampaikan idenya di akhir rapat.

Kamu juga bisa menyediakan kotak pendapat sebelum meeting dimulai.

4. Minta feedback dari seluruh peserta rapat

Menjalani inclusive meeting berarti akrab dengan feedback.

Tanyakanlah feedback, saran, atau pendapat kepada anggota rapat tentang rapat yang sudah berjalan.

Bisa jadi ada hal-hal yang tidak kamu sadari, tetapi menjadi masalah bagi banyak peserta rapat.

Baca Juga: 5 Cara Atasi Lelah Akibat Meeting Online saat WFH

Kesimpulannya, inclusive meeting adalah jenis rapat yang memungkinkan semua orang untuk berpendapat.

Jadi, tidak ada satu orang pun yang merasa kehadirannya tidak penting dalam rapat tersebut.

Nah, dari penjelasan di atas, apakah kamu dan rekan kerjamu sudah menerapkan inclusive meeting? Jika belum, kamu bisa menjalankan prinsip-prinsip yang telah Glints paparkan, ya.

Namun jika ingin tahu pengalaman orang lain yang pernah melakukan jenis rapat ini, kamu bisa bertanya di kanal Office Life Glints Komunitas.

Di sana, ada banyak pengguna Glints yang siap membagikan pengalamannya padamu.

Tunggu apa lagi? Sign up dan mulai berdiskusi sekarang juga, ya!

Sumber

How to Know If There Are Too Many People in Your Meeting

How to counteract 3 types of bias and run inclusive meetings

5 Ways to Run More Inclusive Meetings

Run Meetings That Are Fair to Introverts, Women, and Remote Workers