10 Contoh Kop Surat dan Cara Membuatnya

Kop surat adalah salah satu bagian penting dalam membuat surat resmi, baik surat dari suatu perusahaan, instansi pemerintah, universitas, dan sekolah. Apakah detikers butuh referensi untuk membuat kop surat? Jangan bingung, simak contoh kop surat yang benar serta cara membuatnya dalam artikel ini.

Sebelum kita membahas cara membuat kop surat yang benar, mari kita pahami jenis-jenis kop surat terlebih dahulu.

Jenis-jenis Kop Surat

Saat ini kop surat terdiri dari dua macam, yakni kop surat resmi dan kop surat tidak resmi. Sebagai informasi, penggunaan kop surat resmi dan tidak resmi tergantung dari tujuannya. Simak penjelasannya berikut ini.

1. Kop Surat Resmi

Kop surat resmi biasanya digunakan untuk mengirim surat atas nama perusahaan, instansi pemerintah, universitas, dan sekolah. Kop surat resmi biasanya disertai dengan logo di sisi samping, alamat, nomor telepon, website resmi dan email.

2. Kop Surat Tidak Resmi

Sementara untuk kop surat tidak resmi biasanya tidak disertakan logo di sampingnya. Sehingga hanya mencantumkan nama dan informasi singkat seperti nomor telepon dan alamat email.

Fungsi Kop Surat

Kop surat berfungsi untuk memudahkan penerima surat, sehingga mereka dapat mengetahui kalau surat ini dikirim oleh siapa. Maka dari itu, kop surat wajib menyertakan nama, logo, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website resmi.

Khusus untuk surat niaga, pada umumnya kop surat dilengkapi dengan alamat kantor cabang, nama bank, jenis usaha, dan logo perusahaan. Hal ini sengaja dilakukan agar surat niaga dapat berfungsi dengan baik untuk:

1. Sebagai Alat Pengenal

Hadirnya logo, alamat, dan bidang usaha yang tercantum pada kop surat menunjukkan kalau perusahaan tersebut ada dan resmi.

2. Sebagai Alat Penyebaran Informasi

Dalam hal ini, kop surat yang lengkap dengan nama perusahaan, logo, alamat, email, dan nomor telepon akan memudahkan para klien atau calon pelanggan untuk menghubungi langsung perusahaan tersebut.

3. Sebagai Iklan

Tercantumnya logo dan alamat perusahaan dapat mengarahkan pembaca surat untuk mengecek langsung perusahaan tersebut, baik melalui sosial media atau website resminya. Selain itu, surat tersebut juga bisa menjadi sebuah iklan agar nama perusahaan semakin tersebar luas.

Struktur Kop Surat

Dalam membuat kop surat tidak bisa dilakukan secara asal, sebab ada sejumlah struktur yang perlu diperhatikan dalam menyusun kop surat. Simak struktur kop surat yang baik dan benar berikut ini.

1. Kop surat disusun secara lengkap meliputi logo, nama instansi, alamat, nomor telepon, email, dan website resmi.
2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.
3. Huruf awal pada penulisan kata email, website, dan nomor telepon wajib menggunakan huruf kapital.
4. Penulisan nama instansi, jalan, dan nomor telepon jangan disingkat.
5. Khusus untuk surat niaga dapat ditambahkan macam-macam usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin usaha.

Kenapa kop surat harus dibuat secara terstruktur? Sebab, kop surat berfungsi sebagai tanda pengenal dan memberi informasi kepada penerima surat. Kalau kop surat dibuat nggak sesuai, maka penerima surat bisa ragu apakah surat ini benar-benar resmi atau tidak.

Cara Membuat Kop Surat

Bagi detikers yang ingin membuat kop surat, sekarang nggak perlu bingung. Sebab, untuk membuat kop surat terutama di Microsoft Word terbilang cukup mudah. Simak cara membuat kop surat berikut ini.

1. Buka aplikasi Microsoft Word di komputer atau laptop kamu.
2. Langkah selanjutnya, klik menu “Header” atau bisa klik dua kali di bagian atas kertas.
3. Ketik nama, alamat, nomor telepon, email, dan website resmi di dalam kolom header.
4. Jika sudah, jangan lupa masukan logo. Caranya klik “Insert” kemudian pilih “Picture”, silahkan masukkan logo yang memiliki gambar kualitas tinggi.
5. Langkah terakhir, beri garis pemisah antara kop surat dengan isi surat.
6. Selesai.

Contoh Kop Surat

Setelah mengetahui fungsi, struktur, dan cara membuat kop surat di Microsoft Word, berikut ini contoh kop surat resmi. Sebagai pengingat, kop surat ini hanya referensi saja sehingga kamu bisa mengubahnya dan membuatnya sebaik mungkin.

1. Kop Surat Sekolah

2. Kop Surat Perusahaan

Foto: Tangkapan layar/buku Bahasa Indonesia

3. Kop Surat Universitas

Foto: Tangkapan layar/buku Bahasa Indonesia

4. Kop Surat Perusahaan

Foto: Tangkapan layar/buku Korespondensi Bisnis Modern

5. Kop Surat Perusahaan

Foto: Tangkapan layar/buku Korespondensi Bisnis Modern

6. Kop Surat Perusahaan

Foto: Tangkapan layar/buku Korespondensi Bisnis Modern

7. Kop Surat Instansi Pemerintah

Foto: Tangkapan layar/buku Menyusun dan Menandatangani Naskah Dinas

8. Kop Surat Universitas

Foto: Tangkapan layar/buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia dan Pembentukan Istilah Terlengkap

9. Kop Surat Perusahaan

Foto: Tangkapan layar/buku Bahasa Indonesia Konsep Dasar dan Penerapan

10. Kop Surat Instansi Pemerintah

Foto: Tangkapan layar/buku Bahasa Indonesia Kelas XI

Nah, itu dia detikers 10 contoh kop surat dan cara membuatnya. Jadi, detikers nggak perlu bingung lagi untuk membuat kop surat resmi seperti apa. Semoga artikel ini bermanfaat bagi detikers yang tengah menyusun surat resmi.

Simak Video “Ada Terduga Teroris, Standar Masuk MUI Dipertanyakan“
[Gambas:Video 20detik]
(ilf/fds)