4 Tips Menulis Email Izin Tidak Hadir Rapat yang Profesional

customer.co.id – Jika tiba-tiba tidak bisa hadir dalam rapat yang penting, sebaiknya kamu segera mengirim email izin tidak hadir rapat yang profesional ke anggota dan ketua rapat.

Pasalnya, bisa saja diskusi pada rapat itu menjadi tidak efektif atau terganggu karena ketidakhadiranmu.

Oleh karena itu, ada baiknya kamu pelajari cara menulis email tidak hadir rapat yang benar agar bisa menjelaskan alasanmu tidak bisa hadir secara profesional.

Nah, saat ini, Glints akan mengulas beberapa tips yang bisa kamu gunakan untuk menulis email seperti ini. Yuk, cermati selengkapnya di bawah ini!

Tips Menulis Email Izin Tidak Hadir Rapat

Menurut Indeed, berikut adalah beberapa tips menulis email izin tidak hadir rapat yang efektif dan profesional:

1. Berikan informasi rapat

Informasi seperti agenda rapat harus kamu berikan pada bagian subject dan isi email agar pembaca langsung tahu maksud dari email.

Sebagai contoh, kamu bisa menulis subject email dengan kalimat singkat seperti “Permintaan izin tidak hadir rapat evaluasi Q2” atau dalam bahasa Inggris “Absent request for Q2 evaluation meeting”.

Jika penerima email punya banyak jadwal rapat yang berbeda, ia mungkin masih dapat bingung saat melihat subject email saja.

Nah, oleh karena itu, kamu juga harus sertakan informasi yang sama pada isi email. Setelah itu, tambahkan juga informasi agenda rapat, tanggal, dan waktu rapat serta lokasi rapat dengan rinci.

Dengan begitu, pembaca email akan langsung tahu rapat manakah yang kamu maksud.

2. Perhatikan penerima email

Sebelum menulis email, pastikan dahulu kepada siapa saja yang memerlukan email izin dari rapat ini.

Umumnya, email seperti ini akan dikirim ke atasan langsung atau mungkin ketua rapat. Dalam kasus tertentu, mungkin akan dikirimkan juga ke pihak HRD.

Namun, ada juga situasi di mana mungkin juga harus memberi tahu teman kerjamu bahwa kamu berhalangan hadir rapat.

Jika seperti ini, saat menyusun email ini, gunakan gaya bahasa yang cocok untuk setiap penerima email.

Untuk atasan langsung, ketua rapat, dan HRD kamu harus gunakan gaya bahasa formal. Namun, Jika dikirimkan untuk teman kerja, kamu bisa gunakan bahasa yang semi-formal.

3. Tetap profesional

Saat menulis email apa pun kamu harus tetap profesional walaupun kamu biasa berbicara secara kasual dengan teman atau atasan kantor.

Menurut Liveabout, salah satu cara agar email terlihat profesional adalah menggunakan sapaan formal di awal dan akhir email.

Selain cara ini, kamu juga bisa jelaskan dengan singkat alasan tidak bisa hadir pada rapat dan minta maaf untuk ketidaknyamanan yang mungkin dirasakan pembaca.

Sebagai contoh, kamu bisa tuliskan kalimat seperti:

“Saya ingin meminta izin untuk tidak mengikuti rapat evaluasi mingguan pada jam 14.00 hari ini karena adanya anggota keluarga yang kurang sehat. Saya ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang dirasakan”

“I would like to ask permission to not attend the weekly evaluation meeting at 2.00 pm today due to family illness. I am sorry for any inconveniences.”

4. Tawarkan memberi informasi lanjut

Selain hal-hal di atas, kamu juga harus tawarkan untuk memberi informasi atau dokumen pendukung di akhir email.

Hal ini mungkin perlu dilakukan pada beberapa perusahaan saja. Namun, biasanya dokumen ini akan menjadi bukti asli bahwa kamu benar-benar berhalangan hadir.

Jika akhirnya kamu diminta melampirkan informasi dan dokumen seperti itu, segera balas email dengan lemapirkan dokumen yang diperlukan.

Dokumen yang mungkin diminta adalah surat dokter jika kamu tidak hadir rapat karena masalah kesehatan.

Contoh Email Izin Tidak Datang Rapat

Setelah membaca tips-tips di atas, semoga kamu menjadi lebih tahu apa saja yang harus ditulis dan diperhatikan saat menyusun email izin tidak datang rapat.

Nah, untuk semakin mempermudahmu, Glints juga berikan contoh email yang bisa kamu jadikan referensi.

Demikian ulasan dari Glints mengenai email izin tidak hadir rapat. Jika kamu mengalami situasi seperti ini, semoga kamu tidak merasa bingung dan tahu harus berbuat apa.

Nah, dari hal ini, bisa dilihat bahwa komunikasi seperti mengirim email itu sangat penting agar sistem perusahaan berjalan lancar dan menjaga reputasi profesionalitasmu.

Agar sigap menghadapi kondisi mendadak lainnya, ada baiknya kamu ketahui dulu cara dan tips berkomunikasi dengan teman kantor, atasanmu, maupun HRD.

Untungnya, kamu bisa dapatkan informasi itu di Glints Blog. Di sini, ada berbagai cara dan tips menulis pesan email lainnya, tips mengajukan pesan cuti, dan pesan komunikasi lainnya.

Jika penasaran, yuk, langsung saja temukan semuanya di sini!

Sumber

How To Write an Excuse Letter or Email for a Meeting (With Examples)

Sample Absence Excuse Letters and Emails for Work