Mengenal Profesi General Affairs, Fasilitator Kebutuhan Operasional Perusahaan

customer.co.id – General affairs merupakan salah satu posisi pekerjaan yang lazim ditemukan pada sebuah perusahaan besar maupun kecil.

Bidang profesi ini berfungsi sebagai penyedia berbagai keperluan yang dibutuhkan oleh seluruh staf organisasi.

Kendati demikian, pekerjaan ini jarang terlintas di benak jobseeker saat mereka sedang berburu profesi.

Nah, kali ini, Glints akan menjelaskan serba-serbi pekerjaan general affairs serta perannya di sebuah perusahaan. Yuk, disimak!

Apa Itu General Affairs

© Freepik.com

Melansir LinovHR, general affairs atau GA, adalah sebuah profesi yang bertanggung jawab secara langsung kepada divisi umum dan departemen operasional.

Namun, pada perusahaan yang masih berkembang, profesi ini biasanya bernaung di bawah kepemimpinan tim HRD atau purchasing.

Tugas utama mereka adalah sebagai fasilitator atas semua kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan logistik dan operasional.

Mereka diharapkan dapat mendukung kinerja dari seluruh departemen organisasi dengan menyediakan keperluan yang mereka butuhkan.

Dalam melaksanakan tugasnya, tim general affairs akan bekerja sama dengan masing-masing perwakilan departemen.

GA akan berkoordinasi dengan anggota departemen lain serta memastikan bahwa semua kebutuhan tim mereka telah disampaikan dan sesuai standar operasional prosedur.

Nantinya, mereka akan memuat laporan, di mana proses penyediaan logistik akan segera dilakukan.

Penyiapan logistik ini memang berkaitan dengan seluruh kebutuhan kerja, seperti alat dan papan tulis, laptop, kursi, meja, AC, dan penghias ruangan.

Akan tetapi, tim GA juga harus menunjang keperluan lain yang terkait dengan fasilitas dan sumber daya pendukung, seperti menyediakan kendaraan operasional kantor, mempekerjakan office boy dan security, hingga jasa outsourcing lainnya, seperti penerima telepon perusahaan.

Sebelum mereka menjalankan proses penyediaan logistik, dengan bantuan dari divisi finance, GA harus membentuk anggaran terlebih dahulu.

Anggaran ini harus merinci di mana sebuah kebutuhan dan perkiraan harga harus sesuai.

Nantinya, anggaran akan diperiksa oleh departemen operasional dan dewan direksi untuk disetujui atau ditolak.

Setelah barang-barang dan sumber daya yang perlukan telah hadir, tugas tim GA adalah untuk mengadakan quality control.

Mereka harus memastikan bahwa semua kebutuhan perusahaan datang dengan kualitas yang baik.

Tak hanya itu, mereka juga harus menjaga hubungan dengan tim vendor agar perusahaan memiliki supplier yang dapat mereka percaya.

Tanggung Jawab General Affairs

© Freepik.com

Bila dilihat secara sekilas, mungkin, tugas dan fungsi general affairs terlihat sepele dan mudah untuk dilakukan.

Namun, nyatanya tidak seperti itu, lho. Tanpa kinerja dari tim GA, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk menjalankan aktivitas sehari-hari.

Produktivitas akan terhambat, dan kualitas kerja seluruh departemen di organisasi sudah pasti tidak akan bagus.

Sebelumnya, Glints sudah menyampaikan beberapa tugas yang dimiliki GA. Akan tetapi, apakah profesi ini memiliki tanggung jawab lainnya?

Menurut Jojonomic, job description yang menjadi tanggung jawab dari tim general affairs adalah seperti berikut ini.

1. Menyaring kebutuhan perusahaan dan melakukan pembelian

Ya, seperti yang sudah Glints jelaskan, tugas utama dari tim GA adalah untuk menyaring kebutuhan perusahaan dan secara aktif melakukan pembelian.

Terkadang, mereka tidak harus meminta daftar keperluan dari staf departemen lain.

Bila mereka rasa pembelian harus dilakukan, tim GA dapat mengajukannya secara langsung pada kepala departemen operasional.

2. Melakukan pembayaran untuk kebutuhan operasional

Tugas general affairs tak hanya melakukan pembelian, tetapi juga melaksanakan proses pembayaran.

Pembayaran rutin seperti kebutuhan listrik, air, dan jaringan internet merupakan tanggung jawab mereka.

Proses ini tentunya dibantu dengan tim finance serta jumlah anggaran yang telah dipersiapkan untuk keperluan operasional.

3. Pemeliharaan aset (maintenance)

Setelah melaksanakan pembelian dan pembayaran, tugas dari tim general affairs adalah untuk melakukan quality control dan maintenance.

Hal ini umumnya dilakukan untuk mencegah kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan dari staf di kantor.

Di luar itu, maintenance dan quality control adalah inisiatif yang jitu untuk menemukan produk logistik yang memiliki kualitas buruk.

Bila dieksekusi dengan baik, GA bisa melaporkan barang yang cacat dan meminta pihak penyedia untuk menggantinya dengan produk yang lebih berkualitas.

4. Renovasi dan pembukaan kantor cabang baru

Tak jarang, perusahaan perlu melakukan renovasi terhadap kantor atau bahkan membuka cabang baru di tempat lain.

Nah, tugas dari general affairs adalah untuk membantu departemen operasional menentukan anggaran serta kebutuhan logistik baru.

Mereka juga diharapkan mampu turut serta melihat kelayakan material serta membentuk estimasi anggaran untuk keperluan renovasi dan kantor cabang baru.

Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya renovasi dan persiapan kantor baru.

Semua pembelian akan diperiksa oleh GA dari nota serta faktur pembayaran.

Skill, Kualifikasi, dan Jenjang Karier

© Freepik.com

Dengan beragam tanggung jawab yang mereka miliki, seorang staf general affairs perlu memiliki beberapa skill spesifik.

Tak hanya cekatan dan disiplin, kemampuan dan kualifikasi yang perlu dikuasai jika ingin berkecimpung di bidang general affairs adalah seperti berikut.

Pemahaman lisan

Komunikatif

Kemampuan problem solving

Mampu membentuk anggaran

Penalaran deduktif yang mumpuni

Mampu beradaptasi

Memiliki gelar dari jurusan manajemen, administrasi, dan perkantoran lebih diminati.

Untuk jenjang karier, seorang staf general affairs berkesempatan untuk promosi menjadi supervisor.

Bila kualitas kerja mereka terus meningkat, nantinya mereka akan dipilih untuk memimpin departemen operasional sebagai manager GA.

Puncak dari profesi ini adalah head of GA, di mana mereka akan secara langsung berkomunikasi dengan tim dewan direksi dan kepala departemen lain.

Itu dia serba-serbi profesi general affairs yang perlu kamu ketahui.

Intinya, general affairs adalah sebuah pekerjaan di mana fokus utama mereka adalah untuk menyediakan semua keperluan operasional perusahaan.

Meskipun terlihat remeh, tanpa kinerja tim GA produktivitas dari seluruh departemen akan terhambat dan kualitas kerja perusahaan tidak akan sempurna.

Tertarik dengan profesi ini? Kamu bisa, lho, menemukan pekerjaan ini di Glints Jobs.

Di sana, terdapat beragam perusahaan yang membuka lowongan untuk posisi general affairs. Jangan sampai ketinggalan.

Yuk, daftar sekarang dan dapatkan profesi impianmu di Glints!

Sumber

Tugas dan Fungsi General Affair

General Affair Adalah: Tugas, Peran dan Fungsinya Dalam Perusahaan